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Comment les startups peuvent partager leurs rapports analytics, pitch decks et documents clients en toute sécurité
Un guide pratique pour partager rapports analytics, pitch decks et documents clients avec des accès contrôlés et des statistiques de consultation.
Les startups produisent plus de données métier que jamais.
Les statistiques web révèlent les canaux d’acquisition et les comportements de conversion. Les tableaux de bord produit montrent l’activation et la fidélisation. Les rapports financiers suivent la croissance. Les pitch decks présentent les progrès aux investisseurs. Les rapports clients résument les résultats et les prochaines étapes.
Collecter ces informations ne représente qu’une partie du processus.
La question suivante est :
Comment partager en toute sécurité des rapports sensibles et des documents professionnels avec des personnes extérieures à votre entreprise ?
Envoyer un PDF confidentiel en pièce jointe classique ou via un lien cloud public est pratique, mais laisse très peu de contrôle à l’expéditeur une fois le document sorti de sa boîte mail.
Pour les fondateurs, les agences, les équipes SaaS et les consultants, le partage sécurisé de documents devrait prolonger le travail d’analyse et de reporting.
Pourquoi le partage sécurisé de documents compte pour les startups
Pensez aux informations contenues dans un rapport de startup classique :
- Chiffre d’affaires et indicateurs de croissance
- Données d’acquisition client
- Taux de conversion
- Informations sur l’utilisation du produit
- Performances marketing
- Prévisions financières
- Actualités destinées aux investisseurs
- Résultats clients
- Stratégie de l’entreprise
- Projets produit à venir
Ces informations peuvent être utiles aux investisseurs, conseillers, clients, partenaires ou salariés.
Elles peuvent aussi être sensibles sur le plan commercial.
L’objectif n’est pas de compliquer la collaboration. Il est de donner à l’expéditeur davantage de contrôle sur les personnes qui peuvent accéder à un document, ce qu’elles peuvent en faire et la manière dont elles le consultent.
1. Savoir qui consulte le document
Les liens publics sont faciles à partager, mais aussi faciles à transférer.
Pour les rapports sensibles, les startups peuvent demander aux destinataires de vérifier leur adresse email avant de consulter le document.
Cela ajoute une vérification d’identité au partage.
Au lieu de savoir uniquement qu’un lien a été ouvert, l’expéditeur peut mieux comprendre qui y a accédé.
Cela peut être utile pour partager :
- Rapports destinés aux investisseurs
- Présentations de levée de fonds
- Rapports analytics clients
- Documents financiers
- Documents de due diligence
- Documents de stratégie interne
2. Désactiver les téléchargements lorsqu’une simple consultation suffit
Tous les destinataires n’ont pas besoin de conserver une copie d’un document.
Un investisseur peut simplement avoir besoin de consulter une présentation.
Un client peut avoir besoin d’examiner un rapport analytics mensuel.
Un partenaire peut avoir besoin de lire une proposition avant de répondre.
Dans ces situations, autoriser une consultation sécurisée dans le navigateur tout en limitant les téléchargements peut réduire le nombre de copies inutiles de fichiers sensibles.
L’expéditeur garde ainsi davantage de contrôle sur la diffusion des informations.
3. Ajouter des filigranes dynamiques aux documents confidentiels
Le filigrane constitue une protection supplémentaire utile pour les documents sensibles.
Au lieu d’utiliser le même filigrane pour tout le monde, les filigranes dynamiques peuvent afficher des informations associées à la personne qui accède au fichier.
Selon le processus, il peut s’agir de son adresse email ou de l’heure de consultation.
Le but est de responsabiliser les destinataires.
Lorsque chaque personne voit des informations qui l’identifient sur le document, la redistribution informelle de captures d’écran ou de pages confidentielles devient moins tentante.
4. Protéger les documents sensibles contre les captures d’écran occasionnelles
Pour les contenus particulièrement confidentiels, les fonctions de protection contre les captures d’écran peuvent ajouter un obstacle à la copie.
Une protection dans le navigateur ne doit jamais être considérée comme une sécurité absolue : les systèmes d’exploitation et les appareils externes peuvent toujours capturer les informations affichées à l’écran.
Cependant, associer cette protection à la vérification des destinataires, aux restrictions de téléchargement et aux filigranes dynamiques offre un processus plus solide qu’un simple lien public vers un fichier.
5. Prévoir une expiration lorsque l’accès doit être temporaire
De nombreuses relations professionnelles sont temporaires.
Un investisseur potentiel peut n’avoir besoin d’un accès que pendant une levée de fonds.
Un client peut avoir besoin d’un rapport pendant une mission précise.
Un prestataire peut avoir besoin d’un accès pour la durée d’un projet.
Un partenaire potentiel peut n’avoir besoin que d’un accès temporaire pour évaluer une proposition.
Dans ces situations, l’accès aux documents ne devrait pas nécessairement rester ouvert indéfiniment.
Les paramètres d’expiration permettent aux entreprises de couper automatiquement l’accès après une période définie.
6. Révoquer l’accès lorsque la situation change
Il faut parfois interrompre l’accès immédiatement.
Un accord peut échouer.
Une relation client peut prendre fin.
Un membre de l’équipe peut partir.
Un investisseur peut ne plus participer à un tour de financement.
Avec les pièces jointes classiques, récupérer un document après son envoi est pratiquement impossible.
Les liens sécurisés permettent aux entreprises de révoquer les accès futurs sans devoir récupérer la pièce jointe d’origine.
7. Suivre l’engagement avec les documents
L’analyse ne devrait pas s’arrêter au site de l’entreprise.
Lorsqu’un prospect, un client ou un investisseur reçoit un rapport ou un pitch deck, son engagement avec ce document peut aussi fournir des informations utiles.
Les statistiques de consultation peuvent aider les équipes à comprendre :
- Si le document a été ouvert
- Combien de fois il a été consulté
- Combien de temps les destinataires y ont consacré
- Quelles pages ont reçu le plus d’attention
- Si les destinataires sont revenus pour une autre consultation
Pour les fondateurs qui lèvent des fonds, cela peut aider à mieux préparer les relances auprès des investisseurs.
Pour les agences, cela permet de savoir si les clients ont consulté un rapport.
Pour les équipes commerciales, cela apporte un autre signal d’engagement après l’envoi d’une proposition.
8. Utiliser un espace sécurisé lorsqu’un document en devient vingt
Un seul lien sécurisé convient bien au partage d’un PDF.
Mais les levées de fonds, l’accueil des clients, les partenariats et la due diligence impliquent souvent de nombreux documents.
Par exemple, une levée de fonds peut inclure :
- Pitch deck
- Modèle financier
- Table de capitalisation
- Indicateurs clients
- Étude de marché
- Documentation produit
- Informations juridiques
- Documentation de sécurité
- Actualités destinées aux investisseurs
Envoyer ces fichiers un par un peut rapidement devenir difficile à gérer.
Une data room sécurisée ou un microsite documentaire permet à l’entreprise d’organiser les fichiers associés dans un seul espace contrôlé.
Les destinataires bénéficient d’une expérience plus claire, et l’entreprise centralise les informations d’accès et d’engagement.
Le rôle de SendNow
SendNow s’adresse aux fondateurs et aux équipes qui souhaitent mieux contrôler le partage de documents avec l’extérieur.
Il peut servir pour les pitch decks, rapports clients, documents de levée de fonds, propositions, fichiers de due diligence et autres documents professionnels confidentiels.
SendNow propose notamment :
- Vérification de l’adresse email
- Accès limité aux adresses email autorisées
- Restrictions de téléchargement
- Filigranes dynamiques
- Protection contre les captures d’écran
- Protection par accord de confidentialité
- Expiration des liens
- Révocation des accès
- Statistiques d’engagement avec les documents
- Partage sécurisé de pitch decks
- Data rooms virtuelles
- Microsites aux couleurs de l’entreprise
Les offres Documents commencent à 9 $ par mois avec une facturation mensuelle, ce qui rend le partage sécurisé accessible aux petites startups et aux équipes indépendantes. Les fonctionnalités disponibles dépendent de l’offre, et les offres Microsite sont facturées séparément.
Pour les équipes qui comparent les plateformes de partage contrôlé de documents, SendNow peut aussi être envisagé comme une alternative à DocSend pour partager des fichiers professionnels sensibles et suivre l’engagement des destinataires.
Relier les statistiques web aux statistiques de consultation des documents
Les statistiques web et celles des documents répondent à des questions différentes.
Les statistiques web peuvent vous indiquer :
- D’où viennent les visiteurs
- Quelles pages d’atterrissage ils ont consultées
- Quelles campagnes ont généré du trafic
- À quel endroit les conversions ont diminué
Les statistiques des documents peuvent vous indiquer ce qui s’est passé après la réception d’un fichier professionnel important.
Une startup peut utiliser les statistiques web pour comprendre qu’un investisseur a découvert l’entreprise grâce à un article précis.
Ensuite, le fondateur peut lui envoyer un pitch deck de manière sécurisée et utiliser les données d’engagement pour savoir si la présentation a réellement été consultée.
Il s’agit de différentes étapes d’un même parcours client ou investisseur.
Un processus pratique pour les startups
Un processus simple peut se présenter ainsi :
Étape 1 — Mesurer la découverte
Utilisez les statistiques web pour comprendre où les prospects, clients et investisseurs découvrent votre entreprise.
Étape 2 — Mesurer la conversion
Suivez les résultats significatifs, comme les inscriptions terminées, les demandes de démonstration ou les envois de formulaires de contact.
Étape 3 — Préparer le bon document
Créez le pitch deck, la proposition, le rapport, la mise à jour destinée aux investisseurs ou le document client adapté.
Étape 4 — Appliquer une sécurité adaptée
Déterminez si le fichier nécessite une vérification de l’adresse email, des restrictions de téléchargement, des filigranes, une expiration ou un accord de confidentialité.
Étape 5 — Partager en toute sécurité
Envoyez un lien documentaire contrôlé plutôt qu’une pièce jointe sans restriction.
Étape 6 — Examiner l’engagement
Utilisez les statistiques des documents avec vos autres indicateurs métier pour déterminer la prochaine action adaptée.
Quand une startup devrait-elle utiliser le partage sécurisé de documents ?
Tous les fichiers n’ont pas besoin de contrôles avancés.
Une brochure marketing publique ne nécessite pas la même protection qu’une data room destinée aux investisseurs.
Le partage sécurisé devient particulièrement utile lorsqu’un document contient des informations que vous ne souhaitez pas voir librement transférées ou accessibles indéfiniment.
Voici des exemples courants :
- Pitch decks
- Rapports financiers
- Actualités destinées aux investisseurs
- Rapports analytics
- Documents de stratégie client
- Propositions
- Contrats
- Fichiers de due diligence
- Tables de capitalisation
- Documentation produit confidentielle
Plus les informations sont sensibles, plus le contrôle des accès est précieux.
Pour conclure
Les startups utilisent de plus en plus les données d’analyse pour prendre leurs décisions.
Mais les décisions importantes sont aussi communiquées au moyen de documents.
Les données d’analyse peuvent expliquer à un fondateur ce qui se passe dans son entreprise. Les pitch decks, rapports, propositions et documents financiers transmettent ces informations à des personnes extérieures.
Les deux volets du processus comptent.
Collecter des données utiles est important.
Les partager en toute sécurité l’est tout autant.
En associant les statistiques web au partage contrôlé de documents, les startups peuvent comprendre comment les personnes découvrent leur entreprise, mesurer leurs prochaines actions et garder davantage de contrôle lorsque des informations sensibles doivent sortir de l’entreprise.